Piloter sa flotte Ritmic avec l'espace client Bike2Mobility

Pourquoi un outil de pilotage change la gestion d'une flotte de vélos

Gérer quelques vélos semble simple, jusqu'au jour où l'on doit retrouver un numéro de marquage après un vol, vérifier la date d'un contrat ou savoir quel salarié utilise quel modèle. Sans outil dédié, ces informations se dispersent entre des courriels, des tableurs et la mémoire de la personne qui a lancé le projet.

Un espace centralisé évite cette dispersion. Il donne au gestionnaire, qu'il soit RH, services généraux ou responsable RSE, une vision claire de la flotte à tout moment. C'est d'autant plus utile que la LLD court sur 36 mois : au fil du temps, les interlocuteurs changent, des salariés partent, d'autres arrivent. L'historique reste accessible.

Chez Bike2Mobility, cet espace client B2B fait partie de l'offre, au même titre que les accessoires, l'assurance et l'entretien. Il n'y a pas de module à acheter séparément.

Pour les salariés utilisateurs, cette organisation a aussi un effet rassurant : ils savent qu'une demande d'entretien ou un sinistre sera traité selon un circuit défini, sans dépendre de la disponibilité d'une seule personne dans l'entreprise.

Ce que vous suivez depuis l'espace client

• Les contrats : date de début, durée, loyer mensuel HT par vélo.
• Les vélos : modèle (Yuvy 3, Duo, Jumbo ou autre marque du catalogue), affectation nominative ou partagée, site.
• Les demandes : entretien, sinistre, question sur un contrat.
• Les documents utiles à la gestion administrative de la flotte.

Pour un gestionnaire, l'intérêt est de disposer d'un point d'entrée unique plutôt que de multiplier les échanges. Pour la direction financière, c'est la garantie de retrouver rapidement les éléments qui justifient les loyers passés en charges.

Cette centralisation prend tout son sens lorsque la flotte mélange plusieurs modèles, voire plusieurs marques du catalogue. Un Jumbo affecté à un parent, un Yuvy 3 partagé au siège, un vélo de ville pour un collaborateur en agence : chaque vélo a son propre contrat et sa propre affectation, mais tout reste lisible au même endroit. Le gestionnaire sait à tout moment combien de vélos sont en service, où ils se trouvent et qui les utilise.

Organiser le quotidien d'une flotte Ritmic

Situation	Ce qu'il faut faire	Ce que couvre l'offre Bike2Mobility
Arrivée d'un nouveau salarié	Lui attribuer un vélo ou un accès au pool	Vélo livré monté, accessoires fournis
Entretien annuel	Planifier le rendez-vous avec l'utilisateur	Entretien annuel inclus, pièces d'usure comprises
Vol ou casse	Déclarer le sinistre	Assurance vol et casse incluse, marquage antivol
Départ d'un salarié	Réaffecter le vélo à un autre collaborateur	Le contrat continue sur le vélo
Demande croissante	Ajouter des vélos	Extension de la flotte, dès 1 vélo supplémentaire

Les modalités précises de chaque démarche sont indiquées lors de la mise en place du contrat.

Vélos nominatifs et vélos partagés : deux logiques de suivi

Un vélo de fonction nominatif se suit simplement : un vélo, un salarié, un contrat. Le gestionnaire intervient surtout pour l'entretien annuel et les éventuels sinistres. Les vélos partagés demandent un peu plus d'organisation : définir qui en est responsable sur le site, où ils sont rangés, comment on signale un problème.

Pour un pool de vélos partagés, le Yuvy 3 est souvent apprécié : monovitesse, chaîne anti-corrosion, pas de dérailleur à régler, ce qui limite les petits soucis quand plusieurs personnes l'utilisent. Les Duo et Jumbo, avec leurs 7 vitesses et leurs clignotants, conviennent bien aux vélos nominatifs. Dans tous les cas, les batteries amovibles simplifient la recharge. Pour approfondir l'organisation d'un pool, consultez aussi le guide du vélo de fonction.

Bonnes pratiques de gestion au fil des 36 mois

La location longue durée s'étend sur trois ans. Quelques habitudes simples permettent de garder une flotte en bon état et bien utilisée tout au long de cette période.

• Au démarrage : vérifiez que chaque vélo est bien attribué et que chaque utilisateur a reçu ses accessoires (casque, antivol, sacoche) et les consignes d'usage.
• Chaque trimestre : faites un point rapide sur l'état de la flotte, les demandes en cours et l'utilisation des vélos partagés.
• Chaque année : assurez-vous que l'entretien annuel a bien été réalisé pour chaque vélo ; c'est l'occasion de remplacer les pièces d'usure.
• À chaque mouvement de personnel : mettez à jour l'affectation des vélos pour éviter qu'un vélo reste inutilisé.
• À l'approche de l'échéance : anticipez la suite avec Bike2Mobility, qu'il s'agisse de renouveler, d'ajuster le nombre de vélos ou de changer de modèle.

Ces rendez-vous prennent peu de temps mais font la différence entre une flotte qui vit et une flotte qui s'essouffle. Ils permettent aussi de nourrir un bilan chiffré à présenter à la direction ou au CSE : nombre de vélos actifs, nombre d'utilisateurs, retours qualitatifs. Un gestionnaire qui dispose de ces éléments peut défendre le programme sur des faits plutôt que sur des impressions, et justifier le cas échéant son extension à d'autres équipes ou à d'autres sites.

Des multi-sites à la TPE : un même outil

L'espace client s'adapte à toutes les tailles de flotte. Un dirigeant de TPE qui loue un seul Ritmic y retrouve son contrat et ses documents ; une entreprise multi-sites y suit l'ensemble de ses vélos, site par site. Cette continuité permet de démarrer petit et de grandir sans changer d'organisation.

Pour ouvrir votre espace client, il suffit de lancer votre premier contrat. Décrivez votre besoin à Bike2Mobility via la page contact pour recevoir un devis.