Déployer des vélos Ritmic dans votre entreprise : les étapes

Étape 1 : clarifier l'objectif du programme

Avant de parler modèles, posez la question du « pourquoi ». Un programme de vélos Ritmic peut répondre à des objectifs différents, qui orientent tous les choix suivants :

• Avantage salarié : attirer et fidéliser, notamment les parents (vélos de fonction nominatifs).
• Décarbonation : réduire les trajets en voiture dans le cadre de votre stratégie RSE.
• Usage professionnel : déplacements entre sites, petites livraisons, interventions (vélos partagés).
• Test : mesurer l'appétence avant un déploiement plus large.

Un objectif clair permet aussi de définir des indicateurs simples : nombre de volontaires, taux d'utilisation des vélos partagés, retours qualitatifs des utilisateurs. Formulez-le en une phrase et partagez-le avec la direction, les RH et, le cas échéant, le CSE.

Fixez aussi un horizon de temps réaliste. Un premier bilan après trois à six mois d'usage permet de juger sur des faits : taux d'utilisation, retours des utilisateurs, éventuelles difficultés de stationnement ou de recharge. C'est sur cette base que la direction pourra décider d'élargir le programme, de l'ajuster ou de le cibler davantage sur certains profils ou certains sites. Sans objectif formulé au départ, ce bilan devient beaucoup plus difficile à conduire, et le programme risque de rester à l'état de pilote.

Étape 2 : recenser les besoins et les volontaires

Un recensement court suffit. Diffusez un questionnaire qui demande la distance domicile-travail, la présence d'enfants à transporter, le relief du trajet, les possibilités de stationnement à domicile et la fréquence de présence au bureau. Ces réponses orientent directement le choix du modèle.

Vérifiez en parallèle les conditions côté entreprise : existe-t-il un local vélos ou un espace sécurisé ? Une prise pour recharger une batterie au bureau ? Les batteries des trois modèles Ritmic étant amovibles, la recharge peut aussi se faire à domicile. Si vous préférez déléguer ce cadrage, l'étude personnalisée Bike2Mobility repose sur cinq questions, avec une réponse sous 24 h. Vous pouvez aussi commencer par un diagnostic de vos trajets.

Étape 3 : choisir les modèles et le régime fiscal

Besoin exprimé	Modèle Ritmic	Loyer HT/mois
Trajets urbains plats, un passager ou des courses, simplicité maximale	Yuvy 3	115 €
Périphérie, relief, passager adulte ou enfant, clignotants	Duo	120 €
Deux enfants, grosses courses, usage utilitaire	Jumbo	139 €

Choisissez ensuite le régime fiscal, vélo par vélo : mise à disposition gratuite (réduction d'IS jusqu'à 25 % des frais engagés, TVA non récupérable) ou participation financière du salarié (TVA récupérable, pas de réduction d'IS). Les deux ne se cumulent pas sur un même vélo. Notre page fiscalité détaille les conditions, à valider avec votre expert-comptable.

Étapes 4 et 5 : contractualiser, puis livrer

La LLD Bike2Mobility dure 36 mois, avec un seul loyer mensuel HT par vélo. Le contrat inclut le vélo, les accessoires (casque, antivol, sacoche), l'assurance vol et casse, l'entretien annuel avec les pièces d'usure et le marquage antivol. Aucun investissement initial n'est demandé. Pour un test préalable, des formules courtes de 6 ou 12 mois peuvent être étudiées sur demande.

Côté salariés, rédigez une charte d'utilisation simple : usage personnel autorisé ou non, conduite à tenir en cas de vol ou de casse, rappel du port du casque, règles de stationnement. Pour les vélos partagés, précisez le mode de réservation et l'endroit où les vélos sont rangés.

La livraison se fait avec des vélos montés, prêts à rouler. Profitez de ce moment pour une courte prise en main : réglage de la selle, fonctionnement de l'assistance et de la gâchette de démarrage sur le Yuvy 3, clignotants sur Duo et Jumbo, installation du passager.

Associer les bonnes personnes en interne

Un déploiement réussi repose moins sur la technique que sur la coordination. Plusieurs fonctions ont un rôle à jouer, et les associer tôt évite les blocages en fin de parcours.

• Direction générale : elle valide l'objectif et le budget, et porte le message lors du lancement.
• Ressources humaines : elles rédigent la charte d'utilisation, gèrent les attributions et intègrent l'avantage dans la politique de rémunération globale.
• Direction financière : elle choisit le régime fiscal avec l'expert-comptable et suit les loyers.
• Services généraux : ils organisent le stationnement, la recharge des batteries et la réception des vélos.
• Représentants du personnel : ils relaient les besoins et facilitent l'adhésion.

Désignez un référent unique, qui sera l'interlocuteur de Bike2Mobility et le point de contact des utilisateurs. Dans une petite structure, ce peut être le dirigeant lui-même ; dans une organisation plus grande, un membre des RH ou des services généraux. Ce référent tient à jour la liste des vélos, centralise les remontées et prépare le bilan après quelques mois. Cette organisation légère suffit dans la grande majorité des cas, y compris pour une flotte répartie sur plusieurs sites.

Étape 6 : suivre la flotte et ajuster

Une fois les vélos en circulation, le suivi est centralisé dans l'espace client digital Bike2Mobility : contrats, vélos, demandes. Quelques bonnes pratiques pour la suite :

• faire un point avec les utilisateurs après les premières semaines ;
• vérifier que l'entretien annuel est bien planifié ;
• ouvrir une deuxième vague si la demande dépasse l'offre initiale ;
• réaffecter un vélo partagé peu utilisé vers un site plus demandeur.

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